Swift Trans — логистическая компания, которая организует международные перевозки грузов из Европы, Азии, Ближнего Востока, Америки и других направлений. Компания работает с автомобильными, морскими, авиа- и железнодорожными перевозками: сборные грузы, контейнеры, негабарит, складское хранение, страхование, сертификация и таможенное оформление.

Для такого бизнеса CRM не может быть просто “воронкой продаж”. Здесь нужно видеть весь путь клиента и груза: от обращения и расчета до рейса, склада, документов, финансов, рекламаций и повторной продажи.

С чем клиент пришел

До внедрения Битрикс24 бизнес работал в двух разных системах. Отдел продаж вел клиентов в amoCRM, а логистические процессы, рейсы и грузы контролировались в отдельной самописной системе. Для международной логистики это сразу создавало риски: данные разорваны между отделами, руководителю приходится смотреть разные системы, часть информации переносится вручную, а логистика зависит от нестабильной самописной инфраструктуры.

Главная задача была не “переехать в Битрикс24”, а собрать единую рабочую среду, где отдел продаж, логисты, склад, грузчики, финансы и руководство работают в одной логике.

Аудит: сначала разобрали бизнес, потом проектировали систему

Проект начался с глубокого аудита. Он занял более 4 недель: было проведено более 6 встреч и несколько итераций доработки технического задания. На встречах разбирали не только продажи, но и реальную механику международной логистики: как появляются лиды, как клиент переходит в сделку, как формируются грузы, как они распределяются по рейсам, как участвуют склады, где возникают документы, расходы, рекламации и повторные заказы.

Отдельная сложность была в том, что логистика — не линейный процесс. Один рейс может объединять десятки грузов. У каждого груза есть отправитель, получатель, склады, фотофиксация, документы, хранение, финансы и возможные претензии. Поэтому будущую архитектуру проверяли прямо в логике Битрикс24: как связаны грузы и рейсы, как статусы рейса влияют на грузы, как сотрудники работают с системой каждый день.

В результате клиент получил не абстрактное ТЗ, а согласованную декомпозицию экосистемы: что должно быть в CRM, что — в смарт-процессах, какие данные нужны отделам и какие контрольные точки важны руководителю.

Что внедрили

1. Отдел продаж: лиды, новые продажи и повторные продажи

Для отдела продаж выстроили несколько сценариев: первичная обработка обращений, новые сделки и повторные продажи. Это важно для Swift Trans: компания работает в B2B, а сильная часть бизнеса — долгосрочные клиенты, которые регулярно заказывают перевозки.

В лиды попадают обращения из разных каналов. Менеджер не просто фиксирует контакт, а квалифицирует потенциального клиента: что нужно перевезти, по какому направлению, насколько запрос актуален сейчас и есть ли коммерческий потенциал.

Отдельно была реализована логика отложенного спроса. В международной логистике клиент не всегда готов заказать перевозку сразу: у него может быть несезон, текущий подрядчик, ожидание поставки или перенос закупки. Чтобы такие клиенты не терялись, система планирует возврат к коммуникации на конкретную дату с причиной ожидания. В нужный день Битрикс24 возвращает лида менеджеру в работу и ставит задачу.

Также был настроен контроль неуспешных лидов. Сотрудник не может просто “слить” обращение без объяснения. Причина фиксируется, а руководитель может проверить историю коммуникации и вернуть клиента в работу.

В сделках добавили элементы контроля: обязательные точки заполнения, историю коммуникаций, привязку к клиенту и дальнейшую работу с повторными продажами. После успешной сделки менеджер фиксирует дату следующего контакта и предложение, с которым компания вернется к клиенту. Так клиентская база становится не архивом, а источником повторных заказов.

Дополнительно в карточку сделки добавили актуальные курсы валют: доллар, евро, юань и другие мировые валюты. Менеджеру не нужно выходить из сделки для быстрых расчетов условий перевозки.

2. Коммуникации и входящие каналы

Для отдела продаж подключили основные каналы общения с клиентами: IP-телефонию Mango, WhatsApp, Telegram и почтовые ящики сотрудников. Также подключили общие почтовые ящики для заявок и настроили доменные почты на swiftrans.ru.

Коммуникации больше не остаются в телефонах, личных чатах и отдельных почтах. История общения сохраняется в CRM, привязывается к клиенту и сделке, а руководитель видит реальную картину по обращению.

3. Логистика: грузы и рейсы в единой системе

Самый сложный блок проекта — автоматизация логистики. Для Swift Trans была создана цифровая рабочая среда логиста.

В системе появились карточки грузов с ключевой информацией: тип груза, номер, клиент, сделка, вес, объем, количество мест, склад, документы, фотографии, привязка к рейсу и другие рабочие параметры. Это не просто справочник, а единый объект, вокруг которого строится логистика.

Отдельно были реализованы рейсы. Рейс объединяет грузы и показывает их движение по маршруту. Когда логист меняет статус рейса, система автоматически синхронизирует статусы связанных грузов. Это критично: в одном рейсе может быть 30, 40, 50 и более грузов. Без автоматизации сотруднику пришлось бы вручную обновлять десятки карточек, а это риск ошибок.

После завершения рейса грузы переходят в складской процесс. Так Битрикс24 связывает между собой продажи, исполнение, склад и дальнейшую выдачу клиенту.

Скриншот 4: связка груза и рейса в Битрикс24.

4. Склад: учет хранения и задачи грузчикам

Для склада выстроили отдельную логику после прибытия рейса: ожидание, приемка, хранение, частичная или полная выдача клиенту.

Была реализована автоматизация хранения: система считает количество дней, которое груз находится на складе. Для клиента предусмотрен бесплатный период хранения, после которого могут начисляться расходы за дальнейшее хранение и выставляться соответствующие счета.

Отдельно автоматизировали работу грузчиков. Сотрудники склада получают задачи на разгрузку и загрузку через мобильный Битрикс24. На складе есть рабочий телефон, куда приходят задачи, поэтому грузчики видят, что нужно сделать, по какому грузу и когда. Это убирает лишние устные поручения и связывает физическую работу склада с цифровым контуром компании.

Скриншот 5: мобильные задачи для склада / грузчиков.

5. Фотофиксация и рекламации

В международной перевозке важно понимать, где с грузом могла возникнуть проблема. Поэтому в системе заложили фотофиксацию на ключевых этапах: при заборе, на складе, в пути, при приемке и других контрольных точках.

Также был реализован отдельный процесс рекламаций. Если клиент сообщает о повреждении или сотрудники обнаруживают проблему, в Битрикс24 создается заявка с привязкой к грузу, рейсу, клиенту, фотографиям и причине обращения. Это позволяет восстанавливать цепочку событий по данным: где груз был целым, где появились повреждения, кто участвовал в процессе и что было сделано.

Для руководителя это дает управляемость в сложных ситуациях, а для клиента — прозрачную работу с претензиями.

Скриншот 5.1

6. Реестры грузоотправителей, грузополучателей и складов

Для логистики были созданы отдельные реестры грузоотправителей, грузополучателей и складов. Это не “таблицы вместо Excel”. Данные участвуют в реальной работе: используются в карточках грузов и рейсов, привязываются к маршрутам, помогают смотреть историю и анализировать, какие склады, отправители и получатели чаще всего участвуют в процессах.

Так компания получила не набор разрозненных контактов, а структурированную базу логистических объектов.

Скриншот 5.2

7. Финансовый учет по грузам, рейсам и клиентам

Отдельный важный блок — финансы. Для Swift Trans было недостаточно видеть только сумму сделки. В международной логистике нужно понимать доходы и расходы по конкретному грузу, рейсу и клиенту: транспорт, склад, таможня, посредники, хранение, оплата фабрике, прочие расходы.

В Битрикс24 реализовали учет доходных и расходных счетов. Счет можно связать с грузом, рейсом, сделкой или клиентом, указать статью, сумму, комментарий и плательщика. Компания видит экономику исполнения: расходы на доставку, приход от клиента, баланс и фактический результат по перевозке.

В карточке клиента реализовали баланс — полезно, когда клиент платит вперед, а расходы и услуги распределяются по нескольким грузам или рейсам.

Скриншот 6: финансовый блок по грузу / рейсу / клиенту с заблюренными суммами.И скрин 6.2 (два скрина аккуратно поставить)

Обучение, правки и сопровождение

После запуска сотрудники начали работать в системе, и на этом проект не закончился. Почти 2 месяца шли доработки: команда Swift Trans выявляла нюансы в реальной работе, а БоевЛаб донастраивал систему итерациями. Настоящая экосистема проверяется не на презентации, а в ежедневной работе продаж, логистики и склада.

После стабилизации процессов были записаны видеоуроки для сотрудников. Это помогает быстрее адаптировать новых менеджеров, логистов и сотрудников склада.

БоевЛаб продолжает сопровождать Swift Trans: работает поддержка, обрабатываются новые задачи, портал развивается вместе с бизнесом клиента.

Результат

Swift Trans получила не просто CRM, а единую экосистему управления международной логистикой на базе Битрикс24.

В одной системе теперь работают продажи, повторные продажи, логистика, склад, грузчики, финансы и рекламации. Руководитель видит процессы прозрачнее, сотрудники работают по единой логике, а данные по клиентам, грузам, рейсам, счетам и коммуникациям не разрываются между сервисами.

Главный результат проекта — управляемость. Компания ушла от разрозненной инфраструктуры и получила систему, которая отражает реальную модель бизнеса: клиент обращается, менеджер ведет сделку, логист формирует грузы и рейсы, склад обрабатывает хранение и выдачу, финансы фиксируют доходы и расходы, а база возвращается в повторные продажи.

Для логистической компании это особенно важно: чем сложнее маршрут, чем больше грузов, складов, документов и участников процесса, тем выше цена хаоса. В этом проекте Битрикс24 стал рабочим центром управления операционной деятельностью Swift Trans.

Что этот кейс показывает

Сильное внедрение Битрикс24 начинается не с настройки стадий и полей. Оно начинается с понимания бизнеса.

В проекте Swift Trans команда БоевЛаб разобрала продажи, международную логистику, склад, финансы, рекламации и повторные продажи, а затем собрала под это единую архитектуру. Такой подход нужен компаниям, где CRM должна управлять не только заявками, но и исполнением обязательств перед клиентом.

Если в вашей компании продажи, логистика, склад, сервис или финансы живут в разных системах, Битрикс24 можно превратить в единую управленческую среду. Главное — не копировать шаблонную CRM, а проектировать систему под реальную модель вашего бизнеса.

Отзыв клиента: