Внедрение Битрикс24 для транспортной компании ООО ТК«КУРС»

О компании

Компания ООО ТК«КУРС» занимается грузоперевозками по Санкт Петербургу и Ленинградской области. Компания имеет большой парк грузового транспорта и устойчивые связи с подрядчиками по перевозкам.

Сайт: https://arendashalandi.ru/

Локация: г. Санкт Петербург

Количество сотрудников: 5 менеджеров работает в Битрикс24.

Задачи и проблемы

На момент обращения ТК Курс к нам, у компании возникла потребность систематизировать работу с клиентами, улучшить учет и движение выполнения заказов, наладить учет взаимоотношений с подрядчиками.

ТК Курс обратился к нам с целью решения следующих задач:

Отсутствие единой системы

Работа велась в таблицах, почте и мессенджерах — процессы были разрознены и неконтролируемы.

Неэффективные коммуникации с клиентами

Каналы (почта, телефония, мессенджеры, сайт) не были связаны с единой карточкой клиента — контекст терялся при передаче между менеджерами.

Потеря данных и истории взаимодействий

Переписки, звонки и договоренности не фиксировались централизованно — поиск информации занимал время, часть лидов уходила к конкурентам.

Ручные операции и низкая продуктивность

Не было автозадач, шаблонов и напоминаний — сотрудники тратили время на рутину, возрастал риск ошибок и просрочек.

Разрозненные источники заявок

Заявки из разных каналов не консолидировались в CRM — сделки создавались не всегда, часть обращений терялась

Непрозрачная воронка и слабая аналитика

Отчеты собирались вручную — не было сквозной картины по этапам, источникам и KPI, что тормозило рост продаж.

Как решали задачи

1. Предварительный анализ деятельности компании

Мы провели аудит деятельности компании, выделили базовые и вспомогательные бизнес-процессы, источники заявок и существующую систему взаимоотношений с партнёрами. На основании этого анализа сделали следующие выводы:

1. Необходима интеграция с существующими каналами получения заявок.
   
2. Заказчики связываются с компанией по всем источникам, как правило, целенаправленно, имея полное представление о своих потребностях. Отсеивание нецелевых запросов, практически не требуется, поэтому воронку лидов использовать нецелесообразно.
3. Для выстраивания модели работы в Битрикс24 необходимо настроить три воронки сделок.
4. Необходима интеграция с существующими каналами получения заявок.

2. Работа в воронках сделок

В воронке сделок «Продажи» начинается работа с реальным клиентом:

1. Система направляет сообщение о новой сделке сотруднику.
2. При затягивании работы менеджером, уведомление об этом получает руководитель.
3. Менеджер создаёт договор (непосредственно в сделке с помощью генератора документов).
4. Договор, направляется клиенту на подпись.
5. Подписанный договор прикрепляется к карточке сделки.
6. Менеджер выставляет счет и контролирует его оплату.
7. Имеется возможность работы с «задумчивым» клиентом на стадии «Пропавшие».
8. Сделка считается успешной после подписания и оплаты договора клиентом.
9. В случае возникновения ситуации отказа или получения нецелевого запроса, сделка бракуется на одну из неуспешных стадий с обязательным описанием причин.

3. Оцифровка исполнения (работа по заказам)

В воронке «Заказы» работа с клиентом продолжается и, последовательно фиксируется исполнение заказа:

1. Планируется перевозка.
2. Подбирается и назначается транспорт.
3. Транспорт загружается и выезжает по назначению.
4. Фиксируется доставка и разгрузка транспорта.
5. Контролируется окончательная оплата перевозки в случае, если не было 100% предоплаты.
6. Подписываются закрывающие документы.
7. Сделка закрывается на стадию «Завершено»
8. В случае возникновения ситуации отказа от сделки, сделка бракуется с обязательным описанием и разбором причин.

4. Работа с подрядчиками

Воронка «Подрядчики» используется для анализа подрядчиков и хранения информации о них по следующей схеме:

1. Первый контакт с потенциальным подрядчиком.
2. Анализ возможностей и надежности компании подрядчика с оценкой его качества
3. Помещение карточек утверждённых компаний на стадию «Сотрудничество»
4. Отдельно выделяются компании владельцы собственного транспорта

5. Интеграции с каналами коммуникаций и источниками заявок

Проведена интеграция с Битрикс24 следующих каналов:

1. Сайт https://arendashalandi.ru/
2. Четыре канала с WhatsApp
3. Авито

6. Аналитика

Результаты деятельности компании представлены в аналитических отчетах: Общая статистика по работе в воронках позволяет настраивать отчет под различные периоды, фильтровать данные по ответственным сотрудникам и другим критериям.

Информация визуализируется в виде диаграмм, а также автоматически рассчитывается уровень конверсии. В отчет также включены данные о работе сотрудников с отражением эффективности их действий.

7. Прочие возможности и настройки для удобства

1. Настроена структура компании и права доступа для всех сотрудников.
2. Информация о клиентах сохраняется в реестрах компаний и контактов, где так же имеется возможность поиска и фильтрации данных.
3. Сделки сохраняются в отдельном реестре с возможностью поиска и фильтрации по значениям полей.
4. Информация в карточках сделок разбита на тематические разделы, что повышает комфортность их восприятия.

Результаты:

Все задачи, поставленные клиентом успешно решены:

• Взаимодействие менеджеров по продажам с клиентами организовано четко и структурированно. Информация о клиентах больше не теряется — история общения сохраняется в сделках, а также в карточках компаний и контактов.
• Особого внимания заслуживает автоматическая генерация рабочих документов, таких как договоры, счета, для их получения созданы специальные шаблоны, которые позволяют быстро создавать необходимые документы, упрощают работу менеджеров, повышают их продуктивность и исключают возможность утраты важных документов.
• Руководители получили доступ к интуитивным и удобным инструментам для анализа общей деятельности компании и работы отдельных менеджеров.

Отзыв клиента: