Внедрение Битрикс24 для оптового поставщика

О компании

Компания ООО «Народный витамин» — оптовый поставщик свежей зелени. Зелень выращивается на собственных и контрактных фермах в России, Узбекистане и Иране

Сайт: https://nvitamin.ru/

Локация: г. Москва

Количество сотрудников: 20 сотрудников работает в Битрикс24

Задачи и проблемы

До внедрения битрикс24 компания столкнулась с рядом трудностей:

Отсутствие единой системы

Работа велась в таблицах, почте и мессенджерах — процессы были разрознены и неконтролируемы.

Потеря данных и клиентских связей

История взаимодействий с клиентами фиксировалась частично — контекст терялся, поиск занимал много времени.

Неупорядоченная коммуникация с поставщиками

Переговоры и договоренности не привязывались к карточкам — сложно отслеживать условия, цены и сроки поставок.

Нет связки "продажи — производство — планирование"

Информация о заказах, планах производства и отгрузках не стыковалась — возрастали задержки и пересогласования.

Отсутствие контроля задач и сроков

Не было автозадач и напоминаний по этапам — дедлайны срывались, ответственность размывалась.

Разрозненный документооборот

Договоры, спецификации, результаты испытаний и служебные записки хранились локально — отсутствовали версии и права доступа.

Цель: выстроить единую цифровую систему для компании «Народный витамин», которая объединит работу с поставщиками и клиентами, продажи и планирование производства, централизует коммуникации и документы, обеспечит долгосрочное хранение истории и быстрый поиск, а руководству — сквозную аналитику и контроль на каждом этапе.

Как решали задачи

1. Изучение деятельности отдела продаж компании

Для настройки полнофункционального портала было необходимо детально изучить процессы работы отдела продаж — именно с этого этапа мы и начали проект. Мы провели активные беседы с руководителями и менеджерами по продажам. Были проанализированы источники заказов, способы взаимодействия с потенциальными клиентами в мессенджерах, и в офисе, а также изучены подходы к привлечению клиентов и выявлению их потребностей.

В ходе анализа выяснилось, что входящие обращения целевые и не требуют дополнительного отбора, а могут сразу превращаться в сделку. На основе полученных данных и в согласии с заказчиком была внедрена упрощенная CRM-модель «Сделка + клиент (без лидов)», адаптированная под специфику бизнеса.

2. Воронка для новых клиентов

Воронка «Новые клиенты». Заявки на портал поступают как с сайта, так и из других источников. В воронке работают самые опытные менеджеры т.н. «Хантеры», они создают клиентскую базу.

Первоначально заявки поступают на первую стадию воронки сделок «Испытания», где менеджеру ставится Дело «Срочно возьмите заявку» со сроком -45 минут. Через сутки, если дело не закрыто, и сделка не переведена на следующую стадию, ставится Дело – напоминание.

Далее на стадиях воронки, выстроен каскад из дел и напоминаний, выполняя которые менеджер двигает сделку по стадиям:

Готовит и согласовывает с клиентом Коммерческое предложение
Формирует, согласовывает и подписывает договор с покупателем
Готовит договор, подписывает его с клиентом.
Отправляет счет (если предоплата) и контролирует оплату.
После получения денег формирует бланк заказа и передаёт заказ в производство.
По готовности заказа проверяет передаточные документы и передаёт заказ потребителю.
Проверяет выполнения условий договора, при необходимости выставляет счет на пост оплату или на оплату с рассрочкой.
Подписывает закрывающие документы.
Звонит клиенту или отправляет форму обратной связи, фиксирует все комментарии и претензии.
Если клиент недоволен, переводит сделку на стадию “Рекламация” (если нужно) связывается с клиентом, фиксирует проблему, передаёт информацию в соответствующий отдел (производство или сервис). Вносит подробности в CRM.

При возникновении, при прохождении сделки, ситуации отказа от дальнейшего взаимодействия, менеджер имеет возможность забраковать сделку на одну из неуспешных стадий с обязательным описанием причины отказа.

Для сделок разработаны и настроены смарт процессы «Рекламация» и «Производство» и настроена генерация счетов в разделе «Счета» и Коммерческих предложений в разделе «Предложения»

3. Воронка для действующих клиентов

Повторные заявки на портал поступают как с сайта, так и из других источников. Образуется сделка и работа в ней проводится по той же логике, как в воронке «Новые клиенты». В воронке работают менее опытные менеджеры, т.н. «Фермеры», которые сопровождают клиентскую базу.

4. Дополнительные процессы

Воронки «Производство» и «Альтернативные продажи» вспомогательные, они содержат по две рабочих стадии «Новая» и «В работе». Воронки созданы для дополнительного учета сделок.

5. Интеграции с источниками заявок и каналами коммуникаций

Проведена интеграция с:

Сайтом https://nvitamin.ru/
WhatsApp
Telegram

7. Настройки для удобства работы и модернизация интерфейса

На портале, для удобства работы было сделано:

Разработаны Шаблоны генерации документов:

Три вида договоров, в зависимости от вида оплаты (предоплата, пост оплата и рассрочка)
Бланк заказа для внутреннего использования.
Счет
Коммерческое предложение

Наличие шаблонов позволяет, непосредственно при прохождении сделки по стадиям, создавать необходимые документы по данным в полях карточек сделки и клиента. Это очень удобно и экономит время менеджера.

Вся информация о сделке, все созданные документы, хранятся на диске компании

Левое меню настроено таким образом, чтобы сотруднику было комфортно работать на портале. Оно интуитивно понятно и эстетически приятно.
Данные в карточках разбиты по тематическим блокам, что тоже удобно для менеджера.
Стадии воронок оформлены так же оптимально для визуального восприятия.
Карточки просмотра сделок в канбане содержат достаточно информации для визуального быстрого просмотра сделок, например руководителем.

7. Аналитика

Деятельность компании представлена в аналитических отчетах. Общая статистика по работе в воронках позволяет гибко настраивать отчет: выбирать нужные периоды, фильтровать по ответственным менеджерам и другим параметрам.

Информация отображается в виде наглядных диаграмм, а также автоматически рассчитывается уровень конверсии. В отчет также включены данные о работе менеджеров с указанием эффективности их действий.

7. Прочие возможности

Настроена структура компании и права доступа для всех сотрудников. Информация о клиентах сохраняется в реестрах компаний и контактов, где имеется возможность поиска и фильтрации данных. Для хранения и применения информации о товарах, имеется удобный каталог.

Результаты:

Все договоренности с клиентом мы успешно реализовали.

Внедрена система, которая позволяет сотрудникам работать в четкой и понятной схеме. Интерфейс портала адаптирован под рабочие процессы, настроены воронки продаж, этапы обработки лидов и сделок. Это способствует повышению дисциплины и эффективности в ежедневной деятельности.
Все коммуникации с клиентами сохраняются в системе — история переписки, звонки, встречи и другие действия фиксируются в карточках контактов, компаний и сделок. Это позволяет в любой момент получить доступ к информации и быстро находить нужные данные, исключая их потерю.
Все ключевые документы, включая договоры, счета и другую важную информацию, хранятся в системе в структурированном виде. Это обеспечивает централизованный доступ к данным и позволяет избежать их дублирования или потери.
Настроены аналитические отчеты, которые отражают ключевые показатели работы компании и отдельных сотрудников. В отчетах доступны графики, фильтры по периодам и сотрудникам, а также автоматический расчет конверсии. Это позволяет руководству оперативно оценивать эффективность работы и принимать управленческие решения на основе достоверной информации.

Руководство компании «Народный витамин» вполне удовлетворено реализацией задач и, в целом, взаимодействием с нами.

Отзыв клиента:

Благодарственное письмо
Официальный документ от имени компании о проделанной работе
и результатах.

Благодаря проделанной работе, наша компания получила не просто CRM, а эффективную цифровую инфраструктуру, которая позволяет оптимизировать процессы, повышать контроль и улучшить взаимодействие между отделами.