Внедрение Битрикс24 для поставщика масел TransTradeOil: как перевести продажи из Excel в CRM, перестать терять клиентов и выстроить повторные продажи

О компании TransTradeOil

TransTradeOil — B2B-поставщик масел и смазочных материалов с акцентом не просто на продажу, а на подбор решения под конкретную технику и условия эксплуатации. Компания является официальным дилером продукции TANECO и TATNEFT и работает с моторными, трансмиссионными, трансформаторными, гидравлическими, турбинными и другими маслами.

На сайте компании видно, что бизнес строится вокруг нескольких сильных обещаний клиенту: профессиональный подбор, постоянное наличие, оперативная доставка, документальное сопровождение и персональная экспертная коммуникация. Это особенно важно для транспортных компаний, автосервисов, промышленных предприятий и снабженцев, где ошибка в подборе или срыв поставки напрямую бьют по простоям и деньгам.

Такие компании редко живут в логике «принял заявку — выставил счет». На практике здесь почти всегда длиннее цикл сделки, больше уточнений, больше повторных касаний и выше цена потери даже одного теплого клиента. Поэтому для TransTradeOil задача была не в том, чтобы поставить CRM ради CRM, а в том, чтобы превратить продажи в управляемую систему.

С какой проблемой пришел клиент

До цифровизации работа компании в значительной степени держалась на Excel-таблицах и сопутствующих документах. Для небольшого объема это еще можно терпеть, но для растущей торговой компании такая модель быстро превращается в узкое место. История контактов расползается, сотрудники ведут клиентов по-разному, а руководитель не видит воронку целиком.

В результате часть обращений зависает, часть клиентов приходится доставать из памяти, а повторные продажи не становятся системной механикой. Для TransTradeOil это было особенно чувствительно, потому что сам бизнес требует регулярного общения с клиентом: нужно понять технику, условия эксплуатации, вид масла, формат оплаты, необходимость спецификации, сроки поставки, документы и дальнейшее сопровождение.

Без единой цифровой среды все это начинает жить в головах менеджеров, а значит — слабо масштабируется. Бизнес дошел до этапа, когда экспертность уже была, поток обращений был, ассортимент был, а вот единой управляемой системы продаж еще не было.

Что сделали на этапе аудита

Работу мы начали не с кнопок в Битрикс24, а с полноценного аудита. Сначала провели серию встреч с сотрудниками, которые реально участвуют в продажах и сопровождении клиента. Разобрали, как возникают заявки, как менеджеры квалифицируют потребность, в какой момент формируется коммерческое предложение, как двигаются документы, где возникают задержки и где бизнес теряет темп.

На основе этого аудита было подготовлено техническое задание, в котором зафиксировали не только стадии CRM, но и логику будущей работы: структуру организации, разграничение прав доступа, единую клиентскую базу, автоматическую фиксацию обращений, оцифровку процесса продаж и массовую загрузку номенклатуры в Битрикс24.

Хороший аудит для CRM-проекта — это не формальность. Это точка, где бизнес впервые собирает себя в одну систему. Для TransTradeOil именно ТЗ стало основой того, чтобы Битрикс24 не был красивой оболочкой, а реально отражал живую работу отдела продаж.

Как спроектировали CRM-логику в Битрикс24

В проекте для TransTradeOil мы не ограничились одной линейной воронкой. Была собрана более взрослая логика, которая учитывает реальную B2B-продажу: первичные обращения, новые сделки и повторные продажи по действующей базе.

1. Единая база компаний и контактов

Отдельно были проработаны карточки компаний и контактов. В них заложили не просто стандартные поля, а действительно полезную для работы фактуру: реквизиты, телефоны, e-mail, ответственного, вид клиента, тип клиента, направления деятельности, должность, комментарии и другие данные.

Для поставщика масел мало просто знать, что клиент звонил. Нужно понимать, кто это: транспортная компания, СТО, промышленное предприятие, розница или снабжение; кто конкретно принимает решение; как с ним лучше работать; был ли контакт раньше; какие были договоренности.

Именно из таких, на первый взгляд, простых вещей и собирается нормальная клиентская база, которая не рассыпается при росте компании или смене сотрудников.

2. Воронка лидов: чтобы не терять первичные обращения

Следующий слой — воронка лидов. В ТЗ и в логике проекта отдельно предусмотрели работу с первичным потоком обращений: заявки, звонки, письма, рекомендации, холодные касания, выезды и другие источники. В карточках заложили фиксирование канала обращения: сайт, e-mail, сарафанка, холодные звонки, выезды к клиентам, Avito. Это уже дает управленческую пользу: видно, откуда реально приходят возможности.

Но главное здесь — не просто список стадий, а сама механика обработки. Лид не должен лежать мертвым грузом. Система подталкивает сотрудника взять его в работу, связаться с клиентом, выявить потребность и либо квалифицировать обращение дальше, либо корректно отправить в отказную логику с понятной причиной.

Отдельно была предусмотрена важная для B2B-продаж механика — отложенный спрос. Если клиент не готов купить сейчас, но не потерян, менеджер не должен просто держать его у себя в блокноте. В CRM для этого добавили поля с датой следующего контакта и причиной ожидания. После этого лид уходит в запланированную работу и в нужную дату возвращается обратно в активную обработку с автоматической задачей менеджеру.

Такая логика особенно важна в нишах, где клиент покупает не импульсивно, а тогда, когда созрел по срокам, бюджету или внутреннему согласованию. Именно такие механики обычно и отделяют внедрили CRM от поставили систему, которая реально возвращает деньги.

Как настроили воронку новых продаж

После квалификации лид переводится в сделку, и дальше начинается уже классическая, но грамотно регламентированная воронка новых продаж. Для TransTradeOil она была спроектирована так, чтобы менеджер не вспоминал по ситуации, что делать дальше, а двигался по логике этапов.

Воронка новых продаж включает последовательность от новой сделки до выявления потребности, отправки коммерческого предложения, согласования условий, подготовки и отправки договора, контроля подписания, выставления счета, получения оплаты и отгрузки. В ТЗ под каждый этап заложили автозадачи, ответственных и ожидаемое действие.

Особенно важно, что в сделке были предусмотрены и земные поля, без которых торговая компания быстро упрется в хаос: ИНН клиента, наличие ЭДО, вид оплаты, стоимость, дата доплаты, дополнительные затраты, счета по дополнительным затратам, необходимость спецификации, договоры, счета, УПД и другие документы.

За счет этого в Битрикс24 была собрана не просто красочная воронка, а полноценный маршрут сделки — от запроса до оплаты и отгрузки.

Как реализовали повторные продажи

Для торговой компании по маслам одна из самых недооцененных точек прибыли — не первая продажа, а повторная. Если клиент уже купил, уже убедился в поставщике, уже получил результат и сервис, значит задача бизнеса — не потерять его после первой отгрузки.

Именно поэтому в проекте TransTradeOil была отдельно заложена воронка повторных продаж. Это сильное решение, потому что в большинстве компаний повторные закупки живут либо в памяти менеджера, либо в хаотичных напоминаниях. В лучшем случае кто-то вспомнил и позвонил. В худшем — клиент ушел к более активному поставщику.

В воронке повторных продаж база клиентов не просто хранится, а превращается в управляемый актив. Менеджер получает задачу в нужную дату, связывается с клиентом, уточняет планы по следующей закупке и либо переводит сделку в новый запрос, либо корректно откладывает контакт на будущее. Дальше сделка проходит через те же этапы: выявление потребностей, КП, согласование, счет, оплата, отгрузка.

Фактически для TransTradeOil это означало переход от разовых продаж к системной работе с клиентской базой. А именно здесь чаще всего и лежит недооцененная прибыль B2B-компаний.

Какие интеграции и цифровые контуры были заложены

Отдельно в ТЗ был зафиксирован перечень интеграций: IP-телефония, сайт, e-mail и Avito. Это важный слой, потому что CRM без подключения реальных точек входа часто остается ручной базой, в которую сотрудники заносят данные по остаточному принципу.

Для TransTradeOil логика была другой: собрать обращения и коммуникации ближе к одному центру управления, чтобы бизнес видел не только сделки, но и полный путь клиента. Это особенно важно для поставщика, у которого заявки могут приходить из разных каналов, а решение по закупке может вызревать не в одном касании.

Что получил клиент в результате

По итогу проекта компания получила не просто настроенный портал, а значительно более упорядоченную систему работы с продажами. Во-первых, перестала теряться история взаимодействия с клиентом: все общение, этапы, документы, комментарии и задачи живут в одной системе, а не в Excel, переписках и памяти сотрудников.

Во-вторых, появился единый регламент движения сделки. Каждый сотрудник понимает, что делать на следующем этапе, какие поля должны быть заполнены, когда подключается бухгалтерия, когда нужен договор, когда выставляется счет и когда контролируется оплата.

В-третьих, систематизировалась работа с отложенным спросом. Клиент, который не купил сегодня, перестает быть потерянным: он остается в системе, получает дату следующего контакта и возвращается в работу в нужный момент.

В-четвертых, появилась отдельная механика повторных продаж. А значит, база уже совершивших покупку клиентов начинает приносить больше повторной выручки, а не простаивать после первой сделки.

По оценке команды проекта, после внедрения работа компании стала заметно устойчивее: выросла прозрачность продаж, сократилось число потерянных обращений, усилился контроль по этапам и в целом повысилась результативность коммерческой работы. В транскрипте проекта отдельно отмечается рост конверсии и рентабельности за счет того, что клиенты перестали выпадать из процесса, а работа стала вестись в единой системе.

Почему этот проект важен не только для TransTradeOil

Этот кейс хорошо показывает типичную ситуацию для B2B-компаний в торговле и дистрибуции. Пока бизнес небольшой, Excel и ручное ведение еще как-то держатся. Но как только появляется рост, ассортимент, несколько каналов привлечения, документооборот, повторные продажи и необходимость контроля, старая схема начинает тормозить компанию.

TransTradeOil уже имела сильный продукт, понятный рынок и хорошее коммерческое ядро. Задачей внедрения было дать этому бизнесу нормальный цифровой каркас. И именно это было сделано: продажи собрали в систему, повторные касания перестали зависеть от памяти, документы встроили в маршрут сделки, а клиентская база перестала быть набором разрозненных файлов.

Для компаний, которые продают технически сложный продукт, работают с постоянными закупками и дорожат повторной выручкой, такой подход особенно критичен. Потому что в реальности CRM окупается не интерфейсом, а тем, что компания перестает терять деньги в операционном хаосе.

Итог

Проект для ООО «ТрансТрейдОйл» — это кейс не про настройку нескольких стадий в Битрикс24, а про выстраивание понятной цифровой системы продаж для растущего поставщика масел. С аудитом, нормальным ТЗ, логикой лидов, новой продажей, повторной продажей, документами, задачами и базой клиентов.

Именно такие внедрения дают бизнесу не просто порядок, а основу для дальнейшего масштабирования: больше контроля, больше предсказуемости, меньше потерянных обращений и сильнее монетизация уже существующей клиентской базы.

Отзыв клиента: