Внедрение Битрикс24 для патентного бюро «ДанПатент»

О компании

Компания Данпатент — патентное бюро по защите и охране объектов интеллектуальной собственности. С 2018 года занимается комплексной защитой интеллектуальной собственности, регистрацией товарных знаков, патентов на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, защитой авторских и смежных прав, а также множеством других услуг в сфере защиты интеллектуальной собственности. Данпатент успешно патентует для РЖД, Русатома, Завода алюминиевых сплавов, Завода Искадаз и многим другим компаниям, и предпринимателям.

Сайты: https://получить-патент.рф/ и https://tovarnyyznak.ru

Локация: г. Казань

Количество сотрудников: 10 человек работает в Битрикс24

Задачи и проблемы

На момент обращения Данпатент к нам, в компании возникла потребность к совершенствованию методов работы.

Разрозненные источники заявок

Два сайта, почта, телефония и мессенджеры не были связаны с CRM — лиды не консолидировались в единую базу.

Отсутствие единой системы

Работа велась в Excel, почте и мессенджерах — процессы были разрознены и неконтролируемы.

Неединообразная логика работы сотрудников

Не было единой воронки и регламентов — менеджеры вели сделки по-разному, что мешало контролю и масштабу.

Потеря истории взаимодействий

Переписки, звонки и договоренности не сохранялись централизованно — контекст по клиентам терялся, поиск занимал время.

Нет автоматических напоминаний и контроля задач

Задачи не создавались автоматически по этапам — дедлайны срывались, ответственность размывалась.

Ограниченная наблюдаемость коммуникаций

Руководство не видело полную картину по клиентским касаниям — сложно оценивать качество работы и принимать решения.

Как решали задачи

1. Организация продаж по схеме Сделка без Лидов.

Заявки Компания получает из следующих источников: Сайты – 2 шт., мессенджеры WhatsApp и Telegram, телефония, и электронная почта. Это как правило, целевые заявки, а это значит, что клиент знает, что хочет и изначально заинтересован в получении услуги компании Данпатент. Так как обращение клиента – это сразу заказ и значит применение воронки лидов нецелесообразно, начинать работу нужно созданием сделки и можно использовать упрощенную систему продаж Битрикс24 без воронки лидов, с созданием сделок, что и было проделано.

2. Работа в воронке сделок

Учитывая описанные ранее особенности получения заявок компании, мы настроили первичную обработку заявок по следующей схеме: Первоначально заявки от источников поступают на первую стадию воронки сделок «Новая заявка», где менеджер получает уведомление о создании новой сделки. Дополнительно напоминания «Срочно возьмите заявку» дублируются через 30 минут, 1 час и одни сутки. Через сутки руководитель менеджера получает уведомление о том, что новая заявка «зависла» на первой стадии и менеджер недостаточно ответственно выполняет свою работу.

По подобной схеме происходят напоминания и отправляются уведомления на других, наиболее важных стадиях. Такая система сообщений позволяет исключить потерю клиента из-за нерасторопности менеджера.

Далее на стадиях воронки продаж менеджер:

1. Квалифицирует обращение принимая решение о возможности оказать запрашиваемую услугу.
2. Готовит коммерческое предложение, обсуждает его и, при необходимости корректирует.
3. Готовит договор, подписывает его с клиентом.
4. При необходимости может отложить сделку на стадию «Отложено» и периодически связываться с клиентом для оживления работы с ним.

В любой момент прохождения сделки лаборант имеет возможность забраковать сделку с обязательным описанием причины отказа на одну из неуспешных стадий воронки, в зависимости от причины отказа. На некоторых, особо выделенных стадиях, отправляется уведомление руководителю менеджера, для анализа сделки и принятия мер по минимизации отказов

3. Интеграции с источниками заявок

Проведена интеграция со следующими источниками:

• Два сайта: https://tovarnyyznak.ru и https://получить-патент.рф
• Два канала WhatsApp
• Канал Telegram
• Телефония Sipuni.
• Почтовые ящики

При получении сообщений, звонков или писем создаётся сделка, в которой менеджер начинает работать по схеме описанной выше.

4. Интерфейс, настройки для удобства работы менеджеров отдела продаж

Битрикс24 позволяет модернизировать стандартный интерфейс, что и было сделано на портале:

• Левое меню настроено таким образом, чтобы сотруднику было комфортно работать на портале. Оно интуитивно понятно и эстетически приятно.
• Карточки просмотра сделок в канбане содержат достаточно информации для визуального быстрого просмотра сделок, например руководителем.
• Данные в карточках разбиты по тематическим блокам, что тоже удобно для менеджера.

5. Аналитика

Результаты деятельности компании представлены в аналитических отчетах.
Общая статистика работы в воронках позволяет настраивать отчет под нужные периоды, фильтровать по ответственным сотрудникам и другим критериям. Данные визуализируются в виде диаграмм, а также автоматически рассчитывается уровень конверсии. В отчет также включены показатели работы сотрудников с отражением эффективности их деятельности.

6. Прочие возможности

1. Настроена структура компании и права доступа для всех сотрудников.
2. Информация о клиентах сохраняется в реестрах компаний и контактов, где имеется возможность поиска и фильтрации данных.
3. Для хранения и применения информации о товарах, имеется удобный каталог товаров.

Результаты:

Поставленные клиентом задачи решены в полном объёме:

• Создана цифровая платформа, обеспечивающая удобное и продуктивное взаимодействие менеджеров между собой и коммуникации с заказчиками.
• Обеспечена долгосрочная сохранность всей истории взаимодействия с клиентами и возможность быстрого поиска нужной информации в базе данных.
• В сделках реализовано хранение ключевой документации, необходимой для работы компании.
• Для руководства компании формируется информативная аналитическая картина деятельности предприятия, которая помогает в оперативном и стратегическом управлении.

Отзыв клиента: