Внедрение Битрикс24 для оптового поставщика тканей ООО «НМБ»

О компании

ООО НМБ — оптовый поставщик тканей для B2B-сегмента. Компания работает напрямую с российскими и зарубежными фабриками, поставляя хлопковые, льняные, смесовые и технические ткани для производителей одежды, мебельных фабрик и швейных цехов. В структуре — отдел закупок, складская логистика, контроль качества и менеджеры по работе с ключевыми клиентами. Поставки ведутся со склада и под заказ.

Локация: г. Москва
Количество сотрудников: 15 человек работает в Битрикс24

Задачи и проблемы

До внедрения битрикс24 компания столкнулась с рядом трудностей:

Отсутствие единой системы

Работа велась в Excel, почте и мессенджерах, данные разрознены, контроль отсутствовал.

Потеря клиентских данных

История общения не фиксировалась, дубли контактов, устные договоренности терялись.

Нет структуры продаж

Воронка не определена, этапы продаж не фиксируются, повторные касания с клиентом не планируются и не контролируются.

Слабая аналитика

Отчеты вручную, нет прозрачности по источникам, менеджерам, ассортименту, марже и статусам сделок.

Нет контроля за ходом работ

Руководство не видело статусов объектов, кто и за что отвечает, на каком этапе находится тот или иной дом.

Сложности с оценкой

Не было инструмента, позволяющего отслеживать продуктивность сотрудников и отделов, а также видеть узкие места в бизнесе.

Как решали задачи

1. Организация продаж по схеме Лид – Сделка

Для систематизации продаж и стимулирования работы менеджеров, вполне успешно. можно использовать стандартную систему продаж Битрикс24 с применением воронок лидов и сделок, что и было проделано.

2. Начало работы с клиентом в воронке лидов

Мы исходили из того, что заявки на портал поступают по каналам коммуникаций WhatsApp, Telegram, Avito и по телефону. (эти сервисы мы интегрировали с порталом Битрикс24) и настроили первичную обработку заявок по следующей схеме: Первоначально заявки от сервисов поступают на первую стадию воронки лидов, где менеджер должен до конца текущего рабочего дня принять лид в работу, связаться с клиентом и выйти на лицо принимающее решение. Далее, работая с ЛПР, выявляя потребности клиента и его заинтересованность в покупке нашей продукции у менеджера должно возникнуть понимание «есть ли у клиента потенциал стать нашим покупателем».

Если потенциал есть, то лид конвертируется в сделку, на успешную стадию и далее работа с клиентом продолжается в выбранной воронке сделок.

Если клиент не наш или, по какой-то причине не готов с нами работать, лид бракуется на одну из неуспешных стадий воронки лидов с обязательным описанием причины браковки. Есть несколько неуспешных стадий.

Особо следует отметить две из них:

1. Стадия «Наш, но не сейчас», это стадия временной браковки. При переходе на эту стадию система предлагает менеджеру заполнить поле типа Дата — «Когда вернёмся к клиенту?», далее лид автоматически возвращается на рабочую стадию «Запланировано» и находится там до наступления этой даты. В день, зафиксированный в поле «Когда вернёмся к клиенту?», лид автоматически переводится на стадию «На сегодня», а менеджеру ставится задача «Связаться с клиентом» В задаче прописана информация о причинах, по которым работа с клиентом была отложена и предписывается связаться с клиентом. Повтор описанного цикла может производиться неоднократно, до перевода в сделки, либо до окончательной браковки.
2. Стадия «Исключения». В неё попадают лиды созданные по сообщениям из WhatsApp и Telegram, где сотрудники компании переписываются между собой

3. Интеграции с источниками заявок и каналами коммуникаций

Когда лид успешно квалифицирован, он переходит или в воронку «Новые продажи», если клиент новый, или «Повторные продажи», если обращается уже существующий клиент и хочет опять что-то купить.

Менеджер работает в воронке продаж и, когда он доводит сделку до необходимости создания Коммерческого предложения, он имеет возможность автоматически сгенерировать документ заполнив необходимые поля в карточках сделки и клиента.

После принятия КП, аналогичным способом генерируются Договор и Счет.

После формирования документа менеджеры могут отправить ссылку из Битрикса как в WhatsApp, Telegram, так и в Авито

После подписания документов, оплаты, отгрузки продукции и подписания акта приёмки, сделка закрывается на успешную стадию.

В воронках сделок существует несколько неуспешных стадий, на которые менеджер может перевести сделку с обязательным описанием причины браковки. Логика работы в воронках «Новые продажи» и «Повторные продажи» идентична.

4. Интеграции с источниками заявок и каналами коммуникаций

Проведена интеграция с WhatsApp, Telegram, Avito и с телефонией «Мегафон». Настройки произведены таким образом, чтобы лиды, создаваемые от сообщений и звонков, попадали сразу на всех сотрудников отдела продаж. В телефонии использована возможность индивидуальной настройки логики работы со звонками для разных пользователей. В данном случае одному из сотрудников была отключена функция создания лида при звонке.

5. Комфортный интерфейс для сотрудников

Битрикс24 позволяет модернизировать стандартный интерфейс, что и было сделано на портале. Левое меню настроено таким образом, чтобы сотруднику было комфортно работать на портале. Оно интуитивно понятно и эстетически приятно. Стадии воронок оформлены так же оптимально для визуального восприятия.

В обеих воронках сделок настроена система стандартизации названия сделок. Для физ. лиц название формируется по маске — № ID контакта / ID сделки | ФИО контакта. Для юр. Лиц маска следующая —№ ID компании / ID сделки | Название компании. Стандартизация наименований позволяет получать информативные единообразные названия сделок, что достаточно эстетично и полезно, как для сотрудников, так и для руководителей.

Карточки просмотра сделок в канбане содержат достаточно информации для визуального быстрого просмотра сделок, например руководителем.

Раздел «Быстрая сводка» в карточках лидов и сделок тоже удобен, в нём, не пролистывая карточку, первично можно просмотреть важные данные о сделке. Данные в карточках разбиты по тематическим блокам, что тоже удобно для менеджера.

6. Аналитика процессов

Результаты работы компании отображаются в аналитических материалах. Общая аналитика работы в воронках. Здесь имеется возможность настройки отображения отчета по периодам, ответственным менеджерам и возможностью фильтрации по множеству прочих параметров. Имеется графическое отображение деятельности в виде диаграммы и автоматический расчет конверсии. Отчет содержит, так же результаты деятельности сотрудников с отображением конверсии их работы.

7. Прочие возможности

Настроена структура компании и права доступа для всех сотрудников. Информация о клиентах сохраняется в реестрах компаний и контактов, где имеется возможность поиска и фильтрации данных. Для хранения и применения информации о товарах, имеется удобный каталог товаров.

8. Запустили и начали сопровождение

После финальной презентации система была полностью протестирована и запущена. Мы продолжаем сопровождение: помогаем, дорабатываем, консультируем и предлагаем улучшения по ходу развития компании.

Результаты

Настроенная система решает все поставленные клиентом задачи:

1. Настроенная система решает все поставленные клиентом задачи:
2. Система уведомлений, напоминаний и задач создаёт условия для оперативной реакции на обращения клиентов
3. Исключены потери информации о клиентах.
4. Аналитическая картина работы компании настроена удобно и содержит всю необходимую информацию для принятия управленческих решений руководителями.

Таким образом, компания НМБ получила удобную, комфортную цифровую среду для эффективной работы сотрудников отдела продаж. Клиент вполне доволен нашим сотрудничеством.