Автоматизация процесса закупок для мебельной фабрики ООО «НМТ»

О компании

Компания ООО «Новые Мебельные Технологии» это молодая, динамично развивающаяся компания, которая была основана в 2017 году.

Основной ассортимент продукции «НОВЫХ МЕБЕЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ» включает мебель в стиле «LOFT» и «INDUSTRIAL», мягкую мебель, кровати, диваны, кресла, стулья, малые формы, плетеную ротанговую мебель, металлические каркасы и ортопедические кроватные основания, а также разнообразные механизмы трансформации.

Локация: г. Тольятти в Самарской области
Количество сотрудников: 25 человек работает в Битрикс24

Задачи и проблемы

Проблемой для клиента стал процесс закупки товаров. Товары закупаются как для выполнения заказов, то есть материалы, инструменты и комплектующие для изготовления мебели, так и для внутренних хозяйственных нужд компании

На момент обращения клиента к нам процесс закупок производился бессистемно. Взаимодействие участников закупок происходило устно, не всегда производился анализ целесообразности закупки и подбор оптимального поставщика. Сведения о закупках не сохранялись, поэтому не было возможности проанализировать закупки и учитывать опыт ранее произведённых закупок. Это особенно важно для закупок материалов и комплектующих применяемых в основном производственном процессе

Как выглядит процесс закупок в компании

1. Согласование необходимости закупки.
2. Выбор оптимального поставщика и управление процессом заключения договоров на закупки.
3. Учет и отслеживание оплаты, получения и оприходования закупленных товаров.
4. Сохранение результатов закупок для дальнейшего использования и анализа.
5. Сохранение заключенных договоров на закупку в едином реестре.

Как решали задачи

Для придания системности процессу закупок на портале Битрик24 клиента было создано цифровое рабочее место закупщика с воронкой «Закупки», в которой выстроено взаимодействие сотрудников разных отделов в рамках одного процесса. Процесс выполнен в виде последовательной постановки задач и смены стадий.

Сейчас закупка проходит по следующей схеме:

Стадия «Формирование заявки». На этой стадии инициатор закупки создаёт карточку закупки, в которой прописывает необходимый товар (наименование и файл с изображением товара) и отдел, для которого товар закупается. Карточка переводится на стадию «Согласование».

Стадия «Согласование». На этой стадии, в зависимости от отдела в интересах которого производится закупка, ставится задача закупщику этого отдела: определить пул возможных поставщиков, предлагаемые поставщиками цены, выбрать оптимального поставщика и согласовать с руководителем расценки закупки. После выполнения задачи, то есть после того, как закупка согласована с руководителем, перевод карточки закупки на стадию «Оформление заказа».

Стадия «Оформления заказа». На этой стадии происходит проверка, есть ли у компании договор с выбранным поставщиком. Если договора нет, ставится задача на юриста подготовить и подписать договор. После подписания договора, либо если договор с поставщиком был заключен ранее, сотрудник получает счет на товар от поставщика, производит, при необходимости, окончательное согласование закупки с соответствующим руководителем, прикрепляет счет в карточку закупки и переводит карточку на стадию «Оплата». Договора сохраняются в реестре договоров этого цифрового рабочего места.

Стадия «Оплата». На этой стадии ставится задача бухгалтеру: оплатить счет. После оплаты счета карточка переводится на стадию «Подготовка к отправке».

Стадия «Подготовка к отправке». Здесь сотрудник отдела закупок берёт под контроль комплектацию заказа у поставщика (ему автоматически ставится соответствующая задача), при необходимости, если у поставщика возникает вопрос, консультируется у сотрудников нужного подразделения компании. По готовности товара к отгрузке, карточка переводится на стадию «Доставка».

На стадии «Доставка». Задача ставится логисту, который подбирает оптимальный вариант доставки, контролирует отгрузку и приём товара на складе компании. После закрытия задачи карточка переводится на стадию «Оформление на складе»

На стадии «Оформление на складе». Задача предписывает складисту проверить качество и комплектность товара. Если товар годный, оприходовать его на склад, если есть недопустимые дефекты, перевести карточку на стадию «Возврат», на которой будет поставлена задача закупщику: вернуть товар. После оприходования товара на склад, перевести карточку на стадию «Закупка завершена»

Результаты

Настроенная система закупок решает все поставленные клиентом задачи:

1. Закупки теперь производятся в отдельном цифровом рабочем месте «Закупки». Созданная воронка позволяет комфортно работать с закупками. Руководители могут видеть, как производятся закупки.
2. Заложенные в процессе согласования с руководителями позволяют оптимизировать затраты путём подбора оптимальных поставщиков.
3. Настроенный процесс позволяет непрерывно отслеживать процессы согласования, оплаты, получения и оприходования товаров, что важно для инициатора т.к. позволяет заинтересованным сотрудникам воздействовать на процесс при возникновении задержек.
4. Вся информация о закупках сохраняется в реестре закупок и в любое время можно обратиться к нему и найти необходимую информацию с помощью механизма поиска и фильтрации заложенного в Битрикс24.
5. Для договоров в цифровом рабочем месте «Закупки» создан отдельный реестр, который позволяет систематизировать и упростить работу ответственных за договора сотрудников и исключает потерю критически важной документации.