Внедрение Битрикс24 для компании по продаже недвижимости: пять ЖК, два отдела продаж и бронирование объектов в одной системе

Продажа недвижимости редко укладывается в схему «заявка — звонок — сделка». Покупатель может обратиться с сайта, позже позвонить с ЦИАН, выбирать между несколькими ЖК и приобрести квартиру вместе с супругом. Параллельно в процессе участвуют менеджеры, руководитель отдела продаж, юрист и внешний агент.

Такую многослойную логику мы перенесли в Битрикс24 для «Атлантис Капитал» — компании с командой более 50 сотрудников, которая продает недвижимость в Москве. В CRM объединили работу двух отделов продаж и пяти жилых комплексов. Сотрудничество продолжается более года, и портал развивается вместе с бизнесом.

Система должна была сама определять источник и объект интереса, проверять клиента на дубли, назначать работающего сегодня менеджера, контролировать следующие касания, не пропускать сделку без решения юриста и бронировать помещение в ProfitBase.

В результате Битрикс24 стал единым рабочим пространством — от первого обращения до подготовки документов и бронирования квартиры.

О клиенте и исходной задаче

«Атлантис Капитал» продает квартиры, парковочные места, кладовые и нежилые помещения в жилых комплексах Москвы. Проекты распределены между двумя отделами, а обращения приходят с сайта, рекламных площадок, по телефону, через офис и от агентов.

Для такого бизнеса критична точность. Дубли контактов вызывают споры между менеджерами. Неверно определенный ЖК отправляет клиента не в тот процесс. Ошибка в источнике искажает аналитику. Неполные паспортные данные задерживают юридическую проверку, а скидка без согласования влияет на экономику сделки.

Главный риск возникал уже на входе. Покупатель мог позвонить с рекламного номера, затем оставить заявку на сайте, а позже приехать в офис. Если каждый раз создавать нового клиента, история дробится, несколько сотрудников начинают работать с одним человеком, а руководитель теряет реальную картину.

Вторая сложность — плавающий график. Заявки поступают круглосуточно, но обычная очередь не подходит: следующий сотрудник может сегодня не работать. Лид должен получать тот, кто фактически вышел на смену.

Руководителю также требовалось прямо в канбане видеть последнее действие и дату следующего контакта. А в сделке нужно было встроить обязательные проверки: согласование скидки, полноту данных покупателей, решение юриста и бронь объекта.

Проектирование: не набор воронок, а модель бизнеса

Работу начали с пути клиента. Разобрали источники обращений, правила определения ЖК, момент перехода от лида к сделке и зоны ответственности менеджеров, руководителей, юристов и агентов.

Отдельно спроектировали права доступа. Два отдела должны видеть только свои проекты, сделки и контакты. Агентам требовалась возможность передавать лиды без доступа к внутренней базе.

После аудита собрали архитектуру портала: единый контур обработки обращений, отдельные процессы продаж по каждому ЖК, контроль дублей, распределение по сменам, юридические проверки, документы и интеграцию с отраслевой системой учета недвижимости.

В одних ситуациях Битрикс24 только предупреждает менеджера и оставляет решение человеку. В других — останавливает сделку, потому что без согласования или заполненных данных двигаться дальше нельзя.

Единая точка входа и защита от дублей

Независимо от канала сначала создается лид. Битрикс24 проверяет номер телефона и определяет, существует ли контакт в базе.

Если клиент уже общается с компанией, система не создает еще одну изолированную карточку. Новое обращение связывается с существующей историей, а ответственный получает уведомление о повторной активности. Сотрудник видит продолжение диалога, а не очередного «нового» покупателя без контекста.

Для штатных менеджеров оставили гибкость. При найденном дубле CRM показывает заметное предупреждение и сообщает, что с человеком уже работает коллега. Иногда новое обращение относится к другому объекту и действительно требует отдельной работы.

Для агентов правила строже. Они могут передавать лиды, но не видят чужие обращения и сделки. Если агент пытается завести человека, который уже есть в базе, повторный лид не создается. Так компания защищает клиентскую базу и снижает риск конфликтов за покупателя.

Mango, источники и направление в нужный ЖК

К порталу подключили телефонию Mango. Разные номера и SIP-линии связали с рекламными источниками и жилыми комплексами. При входящем звонке Битрикс24 сразу понимает, откуда пришел покупатель и каким объектом он интересуется.

Источником может быть сайт, ЦИАН, Яндекс Недвижимость или отдельная рекламная линия. В заявках с сайта ЖК определяется автоматически. При ручном создании лида менеджер обязан выбрать объект сам.

После квалификации сотрудник не создает сделку вручную и не выбирает одну из пяти воронок на глаз. CRM направляет клиента в процесс нужного ЖК автоматически. Маркетинг получает более чистые данные, отдел продаж — корректное распределение, а руководитель — понятную картину спроса по проектам.

Распределение лидов по реальному графику

Постоянно перенастраивать очереди ответственных при плавающих сменах было бы неудобно. Любое изменение графика создавало риск, что заявка уйдет отсутствующему менеджеру.

Поэтому распределение связали с началом рабочего дня в Битрикс24. Если обращение поступает днем, ответственным становится сотрудник, который вышел на смену. Если лид пришел ночью, он не теряется и не назначается случайному человеку: система дожидается начала рабочего дня и передает заявку доступному менеджеру.

Дополнительно настроили автоматическое завершение смены, чтобы забытый открытый рабочий день не ломал распределение на следующие сутки.

Компания получила живой механизм, учитывающий реальную доступность команды. Руководителю не приходится вручную разбирать ночные заявки, а клиент быстрее попадает к работающему сотруднику.

Автоматическая визитка и первое касание

После назначения ответственного клиенту отправляется персональная визитка. В текст подставляются название ЖК, нужный сайт и контакты менеджера.

Система последовательно пробует MAX, Telegram и WhatsApp, если предыдущее сообщение не доставлено. Сотруднику не нужно каждый раз копировать шаблон, ссылки и телефон. Он может сосредоточиться на звонке и подборе объекта.

Канбан, который показывает реальное состояние продаж

В длинной продаже стадия сама по себе мало что объясняет. Лиды могут находиться в одной колонке, но один клиент ждет подборку, второй не отвечает, а с третьим назначена встреча.

Поэтому менеджер фиксирует короткий результат работы, а система выводит последнее содержательное действие прямо на карточку в канбане. Руководитель быстро просматривает весь поток без чтения каждой ленты.

Если покупатель просит вернуться позже, менеджер указывает дату связи. В назначенный день Битрикс24 возвращает лид в активную работу и ставит задачу ответственному.

CRM перестала быть архивом разговоров и начала управлять будущими действиями. Клиент не исчезает из-за забытого напоминания, а руководитель видит фактическое состояние работы.

Пять ЖК и два отдела продаж

После квалификации лид автоматически переходит в процесс нужного жилого комплекса. Сейчас в портале работают пять направлений сделок.

Разделение нужно не ради красивой структуры. У ЖК отличаются объекты, документы и юридические лица. При этом сотрудники двух отделов должны работать только со своими проектами и клиентами.

Права доступа настроили так, чтобы каждый отдел видел собственный контур, а руководители получали необходимый уровень контроля. Это уменьшило информационный шум и защитило коммерчески чувствительные данные.

Архитектура масштабируется: новый ЖК можно подключить к общей модели, сохранив единые правила первичной обработки и добавив особенности проекта.

Согласование скидок и юридический контроль

Размер скидки нельзя оставлять в переписке или на усмотрение менеджера. Сотрудник запускает запрос, руководитель отдела продаж получает задание и фиксирует допустимое решение. Значение автоматически возвращается в сделку, а менеджер не может сам заменить его удобной суммой.

Следующая обязательная точка — юридическая проверка. Решение доступно только юристу. Пока документы не согласованы, система не дает продвинуть сделку дальше.

Для ускорения работы подключили распознавание паспорта. Данные переносятся в карточку контакта, после чего сотрудник проверяет корректность. Это особенно важно, поскольку квартиру могут приобретать два или три человека.

Перед передачей юристу Битрикс24 проверяет сведения всех покупателей. Если у одного из контактов не хватает обязательной информации, сделка возвращается менеджеру. Юридический отдел получает подготовленный комплект, а не тратит время на поиск очевидных пропусков.

Документы из CRM

Для каждого направления подготовили около десяти шаблонов. Данные покупателя и сделки автоматически подставляются в нужные формы с учетом конкретного ЖК и юридического лица.

Система работает и со сделками, где несколько покупателей. Менеджер не переносит одни и те же паспортные сведения в каждый файл вручную, а использует единую информацию из CRM. Это сокращает механическую работу и снижает вероятность расхождений.

Интеграция Битрикс24 с ProfitBase

В ProfitBase ведется реестр квартир, парковочных мест, кладовых и коммерческих помещений. Мы связали его с Битрикс24.

Менеджер выбирает объект прямо в сделке. Когда продажа доходит до нужного этапа, данные передаются в ProfitBase, и помещение бронируется. После этого его нельзя параллельно закрепить за другим покупателем.

Сотрудникам не нужно переключаться между сервисами и вручную синхронизировать статусы. Основная работа идет в карточке сделки, а ProfitBase отвечает за учет недвижимости и фиксацию брони.

Как теперь работает система

Покупатель звонит или оставляет заявку. Битрикс24 определяет источник и ЖК, проверяет контакт на дубли и связывает обращение с существующей историей.

CRM находит менеджера, который вышел на смену, назначает его ответственным и отправляет клиенту визитку. Сотрудник проводит квалификацию, фиксирует результат и планирует следующий шаг.

Когда интерес подтвержден, система направляет клиента в процесс соответствующего ЖК. Менеджер подбирает объект, согласовывает скидку и собирает данные покупателей. Битрикс24 проверяет информацию, юрист принимает решение, документы формируются из карточки, а помещение бронируется в ProfitBase.

Руководитель видит актуальные комментарии по лидам, контролирует команду и подключается там, где требуется управленческое решение.

Результат

«Атлантис Капитал» получил не набор воронок, а единую систему управления продажами недвижимости.

В Битрикс24 собрана клиентская база с контролем повторных обращений. Лиды распределяются по фактическим сменам, источники определяются автоматически, а сделки попадают в нужный проект без ручного выбора. Отделы и агенты работают в заданных границах доступа.

Руководители контролируют лиды и согласование скидок. Менеджеры получают задачи, готовят документы и бронируют объекты из одного окна. Юридический отдел включен через обязательные проверки, которые нельзя пропустить.

Главный эффект — снижение зависимости от памяти и аккуратности отдельных сотрудников. Правила компании перенесены в архитектуру CRM, поэтому систему можно развивать вместе с бизнесом: подключать новые ЖК, сотрудников и каналы продаж без возвращения к ручному хаосу.

Этот проект показывает, каким должно быть внедрение Битрикс24 для компании по продаже недвижимости. Недостаточно нарисовать стадии и подключить телефонию. Нужно понять, где возникает конфликт за клиента, кто согласует скидку, какие данные нужны юристу и когда объект должен стать недоступным для продажи.

Так БоевЛаб развивает портал «Атлантис Капитал» уже более года: не настраивает функции ради функций, а превращает бизнес-правила в понятную и управляемую систему.

Отзыв клиента: