Внедрение Битрикс24 для фулфилмент-оператора «MVFF»

О компании

MVFF — это фулфилмент-оператор из Москвы, который обслуживает интернет-магазины и продавцов на маркетплейсах. Компания берёт на себя приёмку, хранение, маркировку, упаковку, доставку и работу с возвратами. Склад класса «А» на 500 м² позволяет обрабатывать свыше 1 000 заказов в сутки, а команда специалистов сама работает на маркетплейсах и знает все нюансы этой сферы.

Задачи и проблемы

До внедрения битрикс24 компания столкнулась с рядом трудностей:

Отсутствие единой системы

Работа велась в Excel, разгрузки и процессы логистики фиксировались в сторонних календарях, а задачи ставились через сторонние таск-трекеры.

Формирование документов вручную

Договора, счета и акты готовились вручную, что занимало много времени и создавало риск ошибок.

Нет единого календаря разгрузок и загрузок

Склад работал без общей системы планирования, поэтому возникали накладки и задержки.

Срывы сроков и отсутствие задач

Приоритеты были неочевидны, ответственность распределялась неравномерно, сотрудники теряли время на уточнения.

Нет контроля за ходом работ

Руководитель не видел полной картины — ни по отделу продаж, ни по складу, ни по загрузке команды.

Сложности с аналитикой

Нельзя было отследить эффективность сделок и понять, какие каналы приносят больше всего клиентов.

Как решали задачи

1. Провели аудит бизнес-процессов

Сначала мы подробно изучили, как устроена работа в MVFF. Пообщались с руководителем, менеджерами отдела продаж и сотрудниками склада. Выяснили, что компания вела деятельность в Excel-таблицах, а задачи и планирование разгрузок и других процессов логистики контролировала через сторонние календарные сервисы и задачники. В итоге данные были разбросаны по разным инструментам, сотрудники тратили время на переписки и сверки, а руководитель не видел общей картины. Мы показали, как такие «разрозненные» процессы приводят к задержкам и потерям, и предложили объединить всё в единой цифровой системе на базе Битрикс24.

2. Составили подробное техническое задание

На основе анализа составили подробное ТЗ. Прописали, как должна выглядеть воронка сделок, какие документы компания формирует чаще всего, как связать работу склада и отдела продаж, и каким образом руководитель сможет контролировать загрузку сотрудников.

3. Настроили CRM-систему под задачи фулфилмент-оператора

Мы выстроили воронку сделок, где чётко отражаются все этапы — от входящей заявки до подписания договора и закрытия сделки. Создали единое место для хранения клиентской базы, подключили Telegram для общения с клиентами прямо из CRM. Теперь менеджеры работают по понятному процессу, а заявки больше не теряются.

4. Внедрили генерацию документов

Раньше договоры, счета и акты создавались вручную в Word и Excel. Мы настроили автоматическую генерацию документов прямо из CRM: нужный бланк формируется одним кликом с подтяжкой всех реквизитов клиента и сделки. Это ускорило работу в разы и исключило ошибки.

5. Автоматизировали работу склада

Для склада мы внедрили календарь разных процессов логистики (разгрузки, режим работы склада и тд), чтобы планирование было прозрачным. Каждая задача фиксируется в CRM и закрепляется за ответственным. Теперь сотрудники понимают, что и когда нужно сделать, а руководитель видит загрузку склада на неделю вперёд.

6. Обучили команду

Мы понимаем, что без обучения система не заработает. Поэтому провели серию практических тренингов: менеджеров научили работать со сделками и документами, склад — с задачами и календарями. Обучение шло на реальных кейсах, чтобы сотрудники сразу видели пользу.

7. Запустили и начали сопровождение

После внедрения мы не оставили MVFF наедине с системой. Уже четыре месяца сопровождаем компанию: отвечаем на вопросы, дорабатываем процессы, оптимизируем воронки. Благодаря этому команда уверенно работает в CRM и использует её на 100%.

Результаты:

• Скорость работы выросла в 3 раза — все действия по клиенту и документам ведутся в CRM.
• Склад работает централизованно — задачи и календарь разгрузок/загрузок теперь в едином месте, коммуникация прозрачна.
• Аналитика доступна онлайн — руководитель отслеживает количество заявок, сделок и заказы по каналам.
• Контроль руководителя — видна работа отдела продаж и склада, а также эффективность каждого сотрудника.

Итог: MVFF получила единую цифровую систему управления, которая связала продажи, склад и бухгалтерию в Битрикс24, устранив хаос и ускорив работу компании.

Отзыв клиента: