Внедрение Битрикс24 для поставщика инертных материалов «АлмазСервис»

О компании

«АлмазСервис» — федеральный поставщик инертных материалов для строительных и промышленных предприятий. Компания занимается комплексной логистикой: поставки щебня, песка, гравия и других материалов организуются как железнодорожным транспортом (собственные вагоны, аренда вагонопарка, работа со станциями), так и автотранспортом (собственный парк и подрядчики).
В офисе компании работает более 20 сотрудников: отдел продаж, логистика, бухгалтерия, руководители направлений. Ежемесячно проходят десятки крупных сделок, часто с повторными клиентами и сложными условиями оплаты (предоплата/постоплата).

Задачи и проблемы

До внедрения битрикс24 компания столкнулась с рядом трудностей:

Отсутствие единой системы

Работа велась в Excel, разгрузки и процессы логистики фиксировались в сторонних календарях, а задачи — в чатах WhatsApp и устно.

Формирование документов вручную

Договоры, счета и акты готовились вручную, что отнимало время и повышало риск ошибок.

Нет единого календаря разгрузок и загрузок

Планирования по станциям/рампам не было в общем контуре, из-за чего возникали накладки и задержки.

Нет контроля за ходом работ

Не было единого хранилища: КП, договоры, счета и закрывающие документы лежали в разных папках и переписках.

Разрозненные документы

Не было единого хранилища: КП, договоры, счета и закрывающие документы лежали в разных папках и переписках.

Сложности с аналитикой

Невозможно было отследить эффективность сделок и каналов, конверсию по этапам и загрузку команды.

Как решали задачи

1. Провели аудит бизнес-процессов

Мы подробно разобрали, как устроена текущая работа «АлмазСервис». Пообщались с руководителем, менеджерами продаж, логистами (авто/жд) и бухгалтерией. Выяснили, что заявки и сделки велись в Excel, коммуникации — в WhatsApp и по телефону, планирование погрузок/разгрузок и рейсов — в сторонних календарях. Данные были разбросаны, часть задач ставилась устно, из-за чего сотрудники тратили время на уточнения и сверки, а руководитель не видел полной картины по статусам оплат, загрузке транспорта и срокам поставок. Мы показали, где именно теряется время и появляются ошибки, и предложили объединить процессы в единой системе на базе Bitrix24.

2. Составили подробное техническое задание

На основе аудита построили интеллект-карту — визуальную схему будущей системы. Описали все ключевые процессы, роли и сценарии. Согласовали с заказчиком, внесли правки, утвердили финальную структуру.

3. Настроили CRM-систему под задачи строительной компании

Выстроили воронку сделок с понятными этапами — от входящего запроса до закрывающих документов. Создали единое место для клиентской базы, включили контроль дублей, стандартизировали карточки «Контакт/Компания/Сделка» под B2B-реалии (материал, фракция, объём, станция/адрес, условия оплаты, окно погрузки, ответственные). Подключили IP-телефонию и мессенджеры, чтобы звонки и переписка автоматически попадали в карточки. Настроили правила переходов и обязательные поля, чтобы исключить «пустые» этапы и потерю данных.

4. Внедрили генерацию документов

Ранее договоры, счета и акты готовились вручную в Word/Excel. Мы настроили шаблоны документов в Bitrix24: КП, договор, спецификация, счёт, УПД, ТТН, путевой лист формируются одним кликом из сделки/смарт-процесса с автоподстановкой реквизитов клиента, номенклатуры, цен и условий. Организовали централизованное хранение на Диске Bitrix24 по структуре «Клиент → Сделка → Документы», ввели версионность и права доступа. Это ускорило работу и снизило риск ошибок.

5. Обучили команду

Подготовили видеоуроки и регламенты для каждой роли — от менеджера до снабженца. Провели онлайн-обучение, проверили усвоение материала. Каждый сотрудник теперь понимает, как и зачем работать в CRM.

6. Запустили и начали сопровождение

После финальной презентации система была полностью протестирована и запущена. Мы продолжаем сопровождение: помогаем, дорабатываем, консультируем и предлагаем улучшения по ходу развития компании.

Результаты:

• Время обработки заявки сократилось в 2 раза.
• Автоматизировали работу отдела продаж в едином месте: все заявки, заказы, сроки и задачи находятся в CRM, что повысило дисциплину и скорость обработки.
• Построили аналитику: видно приток новых заявок, количество заказов, конверсию и эффективность каналов.
• Настроили единое место для хранения информации о поставках и документов: документы формируются из шаблонов и доступны из карточек.ой
• Сотрудники работают в единой системе, меньше ошибок и забытых задач