Комплексная автоматизация компании на базе CRM-систем
Работаем удаленно
по всей России
Комплексная автоматизация компании на базе CRM-систем
Работаем удаленно
по всей России
ЛТ ФЕСТ — всероссийское фестивальное движение и лаборатория творчества, которая организует театральные фестивали, хореографические конкурсы, творческие лагеря и режиссерские лаборатории для детей и подростков. В этом бизнесе CRM нужна не просто для хранения контактов. Здесь важно не потерять коллектив, вовремя вернуться к руководителю, зафиксировать интерес, довести заявку до участия, проконтролировать оплату, провести мероприятие и затем снова вернуть клиента в работу.
БоевЛаб внедрил для ЛТ ФЕСТ Битрикс24 как единую цифровую среду для обработки обращений, новых продаж, повторных продаж, задач менеджеров и контроля клиентской базы. В результате компания получила не просто настроенную CRM, а систему, которая помогает вести участников от первого интереса до фестиваля и дальше — к следующим мероприятиям.
ЛТ ФЕСТ работает на стыке образования, культуры и событийного бизнеса. Компания помогает детским и подростковым театральным, хореографическим и творческим коллективам участвовать в фестивалях, выступать на профессиональных площадках, получать экспертную обратную связь и развиваться в среде сильных педагогов и наставников.
Особенность бизнеса в том, что решение о поездке или участии редко принимается мгновенно. Руководителю коллектива нужно понять формат фестиваля, даты, условия, стоимость, состав участников, возможности размещения, программу, документы и организационные детали. Часто в процесс вовлечены педагоги, родители, администрация, руководители учреждений. Поэтому цикл сделки может растягиваться, а повторные касания становятся критически важными.
Для ЛТ ФЕСТ важно было не просто принимать заявки, а выстраивать долгую управляемую коммуникацию с коллективами: фиксировать интерес, понимать мотивацию, возвращаться к клиентам в нужный момент и не терять тех, кто пока не готов принять решение.
До внедрения Битрикс24 работа с заявками и клиентской базой была недостаточно системной. У компании уже был поток обращений, активные каналы привлечения, повторные клиенты и несколько направлений мероприятий. Но при росте количества заявок ручное управление начинает создавать риски.
Главная проблема в таких проектах — не отсутствие продаж как таковых, а потеря управляемости. Менеджер может помнить часть клиентов, вести переписки в разных каналах, держать договоренности в личных заметках, возвращаться к кому-то по памяти. Но чем больше фестивалей, коллективов и коммуникаций, тем выше риск, что важный контакт выпадет из работы.
Для ЛТ ФЕСТ было важно решить несколько задач:
Задача БоевЛаб заключалась не в том, чтобы “нарисовать воронку”, а в том, чтобы перенести в Битрикс24 реальную логику работы фестивального движения: от первого обращения до проведения мероприятия и следующего контакта с коллективом.
Работу начали с аудита бизнес-процессов. Для такого проекта это принципиально: если сразу настраивать CRM без понимания реального цикла продаж, получится формальная система, которой неудобно пользоваться.
БоевЛаб разобрал, как в ЛТ ФЕСТ появляется заявка, кто с ней работает, какие данные важно получить на первом этапе, когда обращение превращается в сделку, как принимается решение об участии, где возникают паузы, почему клиент может отложить поездку и в какой момент его нужно вернуть в коммуникацию.
Отдельное внимание уделили повторным продажам. Для фестивального движения это один из ключевых процессов: коллектив может участвовать не один раз, выбирать разные программы, возвращаться после учебного периода, каникул, согласования бюджета или набора группы. Поэтому CRM должна была не просто закрывать текущую сделку, а помогать выстраивать долгую историю отношений с клиентом.
На этапе проектирования была собрана архитектура Битрикс24: входящие лиды, новая продажа, повторная продажа, задачи менеджерам, контрольные уведомления, логика возврата клиентов в работу и интеграции с каналами обращений.
Первый важный блок — обработка лидов. Для ЛТ ФЕСТ входящее обращение может прийти из разных источников: с сайта, из Telegram, Instagram и других каналов. До внедрения такие коммуникации могли оставаться разрозненными, а менеджеру приходилось вручную удерживать контекст по каждому потенциальному участнику.
В Битрикс24 была настроена логика, при которой обращение попадает в CRM, закрепляется за ответственным и проходит понятный путь первичной обработки. На этом этапе важно не просто сохранить контакт, а быстро понять, кто обратился, какой коллектив представляет клиент, какой формат мероприятия интересен, насколько он готов двигаться дальше и есть ли потенциал для участия.
Такая CRM для фестивального движения помогает менеджерам не работать “из головы”. Система подсказывает следующий шаг, фиксирует важные данные и снижает риск, что обращение останется без реакции.
Когда первичный интерес подтвержден, клиент переходит в сценарий новой продажи. Здесь уже начинается более предметная работа: подготовка предложения, обсуждение условий, передача информации руководителю, оформление документов, контроль оплаты и подготовка к фестивалю.
В этом блоке важно было сохранить баланс между структурой и удобством. CRM не должна перегружать менеджера лишними действиями, но должна заставлять фиксировать то, что действительно влияет на продажу: город, тип коллектива, примерное количество участников, мотивацию, сомнения, сумму, решение клиента и организационные параметры.
Для бизнеса это особенно важно. В фестивальных проектах клиент может быть заинтересован, но сомневаться из-за дат, бюджета, согласований, количества участников или формата программы. Если эти причины не фиксировать, менеджер каждый раз возвращается к разговору с нуля. Если фиксировать — следующий контакт становится предметным.
Внедрение CRM Битрикс24 для ЛТ ФЕСТ включало настройку задач, которые помогают сотрудникам двигать клиента по процессу. Это не механическая автоматизация ради автоматизации, а способ убрать зависимость от памяти конкретного менеджера.
После ключевых действий система ставит ответственные задачи: подготовить предложение, обсудить его с клиентом, вернуться к руководителю, проконтролировать договор и оплату, получить обратную связь после фестиваля. Менеджеру не нужно держать все в голове — Битрикс24 подсказывает, что нужно сделать и в какой момент.
Для руководителя это дает другой уровень контроля. Видно не только количество клиентов в CRM, но и то, насколько дисциплинированно команда обрабатывает заявки, где зависают сделки, какие действия не выполнены вовремя и что требует внимания.
В событийном бизнесе важно не только довести клиента до решения, но и вовремя пройти организационную часть: документы, оплату, дедлайны, подтверждение участия и дату фестиваля. Если здесь нет контроля, менеджеры могут тратить много времени на ручные напоминания, а руководителю сложнее понимать реальное состояние продаж.
В Битрикс24 была собрана логика контроля оплаты и связанных действий. Система помогает отслеживать, когда документы отправлены, когда ожидается оплата, где клиент тянет с решением, а где нужно вернуть его в коммуникацию позже.
Важный момент: в CRM предусмотрена работа не только с успешными сценариями, но и с паузами. Если клиент не готов сейчас, сделка не исчезает. Она переводится в сценарий ожидания с понятной причиной и датой следующего контакта. Это превращает “потерянный интерес” в управляемую будущую возможность.
Один из самых ценных блоков проекта — повторные продажи. Для ЛТ ФЕСТ клиентская база — это не просто список контактов. Это актив, с которым нужно постоянно и аккуратно работать.
После проведения фестиваля система помогает не закрывать историю навсегда, а перевести клиента в дальнейшую коммуникацию. Если коллектив уже участвовал, получил опыт, познакомился с форматом и остался в базе, с ним можно продолжать работу: предложить новое мероприятие, вернуться после учебного периода, учесть сезонность, даты, бюджет и готовность группы.
Такая автоматизация продаж в Битрикс24 снижает риск, что клиент останется только “прошлым участником”. CRM помогает вовремя вернуться к нему с релевантным предложением, а не звонить хаотично и без контекста.
Для бизнеса это принципиально: повторные продажи обычно дешевле холодного привлечения. Но они работают только тогда, когда есть дисциплина касаний, история общения и понятные напоминания. Именно эту логику и нужно было закрепить в системе.
Чтобы Битрикс24 стал реальным рабочим центром, а не отдельной базой “для отчетности”, были подключены ключевые источники обращений: сайт, Telegram, Instagram.
Это помогает собрать коммуникации в одном месте. Менеджерам проще видеть, откуда пришел клиент, что он написал, кто ответственный и на каком этапе находится работа. Руководителю проще оценивать не только общий объем заявок, но и активность по каналам.
Интеграции особенно важны для компаний, где клиенты приходят из разных точек: соцсети, мессенджеры, сайт, рекомендации, повторные обращения. Без единой CRM такая система быстро превращается в набор разрозненных переписок. С Битрикс24 обращения становятся частью управляемого процесса.
После внедрения ЛТ ФЕСТ получил не только инструмент для менеджеров, но и управленческую картину. В портале видно, сколько обращений принято в работу, сколько клиентов прозванивается, сколько контактов установлено, как сделки проходят по процессу и где находится активная база.
По данным из проекта, в CRM уже отражена активная работа команды: более 400 лидов принято в работу, около 200 клиентов находятся в периодическом прозвоне, почти 600 контактов установлено. Это показывает, что Битрикс24 не остался формальной настройкой, а стал рабочей средой, в которой команда действительно ведет процесс.
Для руководителя такая прозрачность важнее красивых отчетов. Она позволяет видеть реальную загрузку, понимать состояние клиентской базы, оценивать движение сделок и принимать решения не по ощущениям, а по данным.
После внедрения процесс стал выглядеть как единая управляемая цепочка.
Клиент оставляет обращение через один из каналов. Заявка попадает в Битрикс24, где ее берет в работу ответственный менеджер. На первом этапе сотрудник устанавливает контакт, уточняет интерес, понимает формат коллектива, потребность, возможное количество участников и готовность двигаться дальше.
Если интерес подтвержден, клиент переходит в сделку. Менеджер готовит предложение, обсуждает условия, фиксирует важные детали и при необходимости подключает руководителя к разговору. После принятия решения система помогает проконтролировать документы, оплату и подготовку к мероприятию.
Когда фестиваль проведен, работа не обрывается. Клиент остается в базе, по нему фиксируется обратная связь и следующий возможный контакт. Если участие сейчас неактуально, система помогает отложить клиента до подходящего момента и вернуться к нему без потери контекста.
В результате Битрикс24 для ЛТ ФЕСТ стал не просто CRM для отдела продаж, а системой управления отношениями с коллективами. Она помогает работать с новыми обращениями, сопровождать текущие сделки, возвращать клиентов в повторные продажи и видеть общую картину по базе.
ЛТ ФЕСТ получил комфортную цифровую среду, где команда работает в одном окне. Вместо разрозненных каналов, ручных напоминаний и зависимости от памяти сотрудников появилась единая система, которая фиксирует заявки, задачи, договоренности и дальнейшие касания.
Главные результаты проекта:
Важно, что эффект проекта проявляется не только в удобстве интерфейса. Для ЛТ ФЕСТ CRM стала основой для более системной работы с рынком: новые обращения быстрее попадают в обработку, клиенты не теряются после первого касания, а база участников превращается в актив для будущих фестивалей.
На первый взгляд может показаться, что внедрение CRM для фестивального движения — это обычная настройка лидов и сделок. На практике задача была глубже.
ЛТ ФЕСТ работает не с простыми разовыми покупками, а с решениями, где есть эмоции, сроки, бюджет, согласования, коллективы, педагоги, родители, документы и повторные участия. Поэтому в CRM нужно было перенести не только продажи, но и саму логику отношений с клиентами.
БоевЛаб начал проект с разбора процессов и только после этого собрал архитектуру Битрикс24. В системе появились отдельные сценарии для новых заявок, сделок, повторных продаж, отложенных решений, контроля оплат и возврата клиентов в работу. При этом публично важно подчеркнуть не набор технических настроек, а управленческий результат: компания получила инструмент, который помогает не терять интерес, вести клиента по понятному пути и системно развивать базу участников.
Этот кейс хорошо показывает, как внедрение Битрикс24 для событийного, образовательного и творческого бизнеса может стать не просто CRM-проектом, а переходом к более зрелой модели управления продажами и клиентскими отношениями.
Для нас было важно собрать работу с заявками и клиентами в одной системе. Теперь менеджеры видят, с кем нужно связаться, на каком этапе находится коллектив и когда вернуться к клиенту повторно. Битрикс24 помог сделать работу с фестивалями более организованной и прозрачной для команды.
ЛТ ФЕСТ
Всероссийское фестивальное движение и лаборатория творчества
Нужна консультация?
Оставьте контактные данные и мы предложим оптимальное решение
Внедрение Битрикс24 для бренда косметических аксессуаров Papuk Beauty: как БоевЛаб собрал продажи B2C, опт, ритейл-сети и повторные заказы в одной CRM
Настроили Битрикс24 под разные сценарии продаж Papuk Beauty: B2C-заказы, B2B-опт, работу с retail-сетями и повторные продажи в единой клиентской базе.
Papuk Beauty
Российский бренд премиальных аксессуаров для макияжа и ухода, работающий с розничными клиентами, оптовыми покупателями и ритейл-сетями.
Внедрение Битрикс24 для компании Engarta: как объединили продажи, проектирование, монтаж, сервис и возврат клиентов в одной CRM
Собрали в Битрикс24 единую систему управления продажами, проектированием, монтажом, обслуживанием, партнерами и возвратом клиентов.
Engarta
Engarta проектирует и реализует системы климата для домов, квартир и коммерческих объектов: вентиляцию, кондиционирование, увлажнение, автоматизацию и сервисное обслуживание.
